Je team registreert tijd op de taak waar het aan werkte. Die uren tellen op in het tijdsbudget van de klant, op vast bedrag, vaste uren of nacalculatie. De factuur maak je uit diezelfde uren, zonder ze over te typen.
Niet het schrijven van uren is het probleem. Het probleem is dat de uren, het budget en de factuur in drie verschillende plekken leven.
De urenstaat komt uit een urenapp of een spreadsheet en gaat regel voor regel het factuurprogramma in. Elke overgetikte regel is een kans op een fout, en de klant ziet die als eerste.
De offerte zei 160 uur. Hoeveel daarvan zijn er geschreven? Wie dat wil weten, telt een spreadsheet op. Tegen de tijd dat het antwoord er is, zit het project al over het budget.
Welke uren waren declarabel, tegen welk tarief, voor welke klant? Aan het eind van de maand reconstrueer je wat er is gebeurd, in plaats van het af te lezen.
Een tijdsbudget is de afspraak met de klant: hoe het werk wordt gefactureerd, over welke periode, en voor welke organisatie en contactpersoon. Elk uur dat je team daarna schrijft, telt op in dat budget.
Vier stappen, op hetzelfde platform.
Open de taak waaraan je werkte en voeg de tijd toe: als duur, of als begin- en eindtijd waaruit FlowQi de uren berekent. Een omschrijving is verplicht, zodat later duidelijk is waar het uur aan is besteed. De werklogs van een taak tellen op tot de totale tijd, met wie het registreerde en wanneer. Alleen de toegewezene van de taak kan er tijd op schrijven.
Elk tijdsbudget heeft een status: concept, actief, gesloten of gearchiveerd. Op de detailpagina staan de diensten op het budget, de teamleden die eraan werken, de geregistreerde tijd en de facturen die eraan hangen. Bij vaste uren of een vast bedrag zie je de afgesproken limiet naast wat er al is geschreven, dus je ziet het vóór de overschrijding en niet erna.
Elk teamlid dat uren schrijft, is een resource met werkdagen, uren per week, een factuurtarief en een intern kostentarief. Vaardigheden zeggen welke diensten iemand kan leveren, zodat je de juiste persoon bij het werk vindt. Met boekingen reserveer je capaciteit van een resource voor een project, en zie je wie nog ruimte heeft.
Met de module Facturatie koppel je een factuur aan een dienst, een project of aan geregistreerde tijd en kies je het facturatietype: nacalculatie, vaste prijs, retainer of project. De regels bouw je op uit het werk dat is gedaan, met btw, korting en betaaltermijn. Geen export, geen overtikken, en de klantgegevens komen uit hetzelfde dossier.
Je betaalt alleen voor de teamleden die daadwerkelijk uren schrijven.
Registreer tijd op de taak als duur of als begin- en eindtijd, met een omschrijving. Werklogs tellen per taak op.
Vast bedrag, vaste uren of nacalculatie, per klantopdracht. Met start- en einddatum, facturatiedatum en status.
Zet een tijdsbudget op retainer met een vaste facturatiedag, voor doorlopende afspraken met een vast maandbedrag.
Vaste of flexibele werkuren, werkdagen, uren per week en tijdzone per teamlid. Parttime en vierdaagse weken passen erin.
Per resource een uurtarief voor de klant en een intern kostentarief, als basis voor budgetten en facturatie.
Tag resources met de diensten die ze kunnen leveren en filter op vaardigheid om de juiste persoon bij het werk te vinden.
Reserveer de uren van een resource voor een project en zie wie nog ruimte heeft voordat je een nieuwe klant toezegt.
Op elk tijdsbudget staan de tijdregistraties en de facturen bij elkaar, dus je ziet per klant wat is geschreven en wat is gefactureerd.
Zzp'ers en freelancers die op uurtarief werken en een urenspecificatie meesturen. Bureaus met retainers naast losse projecten, waar per klant een ander model geldt. Consultancy- en IT-bedrijven die nacalculatie en vaste prijs naast elkaar draaien. En teams waar maar een deel van de mensen uren schrijft, want alleen die betalen voor de module.
Gratis startenGebruik Basic gratis met je hele team en activeer Tijd & Resources alleen voor de medewerkers die uren registreren, ingepland worden of resources beheren. Core is hiervoor niet nodig.
Dat hangt af van waar je facturen vandaan komen. Factureer je op uren die op projecten worden geschreven, dan wil je dat uren, budget en factuur in hetzelfde systeem zitten. In FlowQi zijn dat de modules Tijd & Resources en Facturatie, elk €25 per gebruiker die ermee werkt, bovenop het gratis Basic. Wil je eerst vergelijken wat een team van tien betaalt bij Time On, Clockify, TimeChimp, Productive en Timewax, kijk dan naar de beste urenregistratie software.
Urenregistratie zit in de module Tijd & Resources en kost €25 per geactiveerde gebruiker per maand, of €20 bij jaarbetaling. De module werkt rechtstreeks op Basic, dus je hebt geen Core-abonnement voor het hele team nodig. Bij tien Basic-gebruikers waarvan drie medewerkers uren registreren, betaal je €75 per maand, exclusief toepasselijke belastingen.
Je opent de taak waaraan je hebt gewerkt en kiest Tijd handmatig toevoegen. Je voert de duur in als uren, minuten en seconden, of een begin- en eindtijd waaruit FlowQi de uren berekent, en je vult een omschrijving in. Alleen de toegewezene van de taak kan er tijd op registreren. De werklogs van een taak tellen op tot de totale tijd, zodat je per taak ziet hoeveel werk erin zit.
Ja. Een tijdsbudget leg je aan per klantopdracht met een budgettype: vast bedrag, vaste uren of nacalculatie. Je vult de limiet in, de periode en de facturatiedatum, en koppelt de organisatie en contactpersoon uit je CRM. Het budget doorloopt de statussen concept, actief, gesloten en gearchiveerd, en op de detailpagina zie je de tijdregistraties en facturen die eraan hangen.
Per dienst of project, met het aantal uren, het tarief en een korte omschrijving van het werk. In FlowQi bouw je de factuurregels op met omschrijving, aantal en stukprijs, en kies je of de factuur aan een dienst, een project of aan geregistreerde tijd hangt. Een werkbaar voorbeeld van een urenfactuur staat in uren factureren.
Voor de zelfstandigenaftrek moet je aannemelijk maken dat je aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar voldoet, en daarvoor wil de Belastingdienst een sluitende urenregistratie zien. Werklogs met datum, duur, omschrijving en de taak waar ze bij horen, zijn precies die onderbouwing. Dit is algemene informatie, geen belastingadvies.
Uren die je aan een klant in rekening brengt, tegenover uren voor acquisitie, administratie of intern overleg. In FlowQi geef je per tijdsbudget aan of het factureerbaar is, en zie je per klant wat er is geschreven en wat er is gefactureerd. Hoe je de verhouding meet en verbetert, lees je bij declarabele uren.
Ja. Je registreert tijd op taken per klant en project, legt per opdracht een tijdsbudget vast en maakt de factuur uit die uren. CRM en projecten zitten bij elke gebruiker inbegrepen, dus als eenmanszaak betaal je alleen de modules die je gebruikt en niet een pakket voor een heel team. Hoe dat eruitziet staat op de pagina CRM voor zzp’ers.
Nee. Je activeert Tijd & Resources alleen voor de gebruikers die uren registreren, ingepland worden of resources beheren. Alleen gebruikers met toegang tot de module kunnen als resource worden ingesteld. De overige teamleden blijven gratis op Basic werken met CRM, projecten en taken.
Ja. Resources met rooster, uren per week, factuur- en kostentarief, vaardigheden en manager zitten in de module, net als boekingen om capaciteit van een resource voor een project te reserveren. Zo zie je wie beschikbaar is voordat je nieuw werk toezegt. Meer daarover staat op de pagina capaciteitsplanning.
Toggl en Clockify zijn losse urentools, en daar zijn ze goed in. FlowQi verbindt de geregistreerde tijd met de taak, het tijdsbudget van de klant en de factuur. Je stopt met exporteren en overtypen tussen een urentool, een projecttool en een factuurprogramma, en werkt vanuit één systeem.
Alleen als je dat kiest. Met gastentoegang, een onderdeel van Core, laat je een klant meekijken in een project. Welke uren je op de factuur specificeert, bepaal je zelf bij het opbouwen van de factuurregels.
Registreer tijd op de taak, bewaak het budget per klant en maak de factuur uit de uren die er al staan.
Plan een demo
30 minuten, geen slides. Echt product, echte workflows. We nemen binnen één werkdag contact op.
Gratis starten
Laat je gegevens achter. We sturen je een gratis trial.
