Facturatiesoftware die je uren al kent.
Factureer zonder overtypen.

Ja. Offertes zijn in FlowQi een eigen onderdeel naast overeenkomsten en facturen, en ze hangen aan dezelfde klant als het project en de uren. Je hoeft er dus geen apart offerteprogramma naast te draaien, en de afspraak die je maakt reist mee naar de uitvoering en de facturatie.

Ja, en dat is precies het verschil met een losse facturatietool. De offerte, de gewerkte uren en de factuur zitten in hetzelfde systeem, dus niemand hoeft bedragen of regels over te tikken van het ene programma naar het andere. Dat scheelt tijd en het scheelt fouten op de factuur.

Facturatie is een module van 25 euro per gebruiker per maand, of 20 euro bij jaarbetaling. Je zet hem alleen aan voor de mensen die daadwerkelijk factureren, meestal een of twee personen, en niet voor het hele team. Contacten, organisaties en projecten zitten sowieso bij elke gebruiker inbegrepen, dus je betaalt niet voor een duurder pakket om bij de facturatie te komen.

Ja. Goedgekeurde declarabele uren staan klaar om te factureren, per klant, per project en per tarief. Werk je met verschillende tarieven per rol, dan rekent FlowQi de factuur op basis daarvan uit en toont de uitsplitsing per persoon en tarief. Hoe je van geschreven uur naar urenfactuur komt, staat stap voor stap in uren factureren.

Per factuur kies je 21% (standaard), 9% (verlaagd) of 0% btw, en een betaaltermijn van 15, 30, 45 of 60 dagen. FlowQi rekent de vervaldatum uit vanaf de factuurdatum en past de btw toe op het bedrag na korting. Je ziet subtotaal, korting, btw-bedrag en totaal apart, zodat je de berekening kunt nalopen.

Bij nacalculatie factureer je de werkelijk geschreven uren tegen het afgesproken tarief. Bij vaste prijs factureer je het bedrag uit de offerte, los van de uren. Een retainer is een vast bedrag per periode, meestal per maand. Het type project gebruik je voor een factuur die aan het project als geheel hangt. Je kiest het type bij het maken van de factuur, dus elke klant kan een ander model hebben.

Ja. Je kiest per factuur de valuta: euro, Amerikaanse dollar of Brits pond. Het btw-tarief en de betaaltermijn stel je los daarvan in, dus een factuur voor een klant in Londen bouw je op dezelfde manier als een factuur voor een klant in Utrecht.

Elke factuur download je als pdf, vernoemd naar het factuurnummer, bijvoorbeeld invoice-INV-2025-001.pdf. Die stuur je door naar je boekhouder of zet je in de map die je boekhoudpakket uitleest. De facturenlijst houdt bij welke facturen betaald zijn en welke over de vervaldatum, zodat je boekhouder en jij naar dezelfde stand kijken.

Dat hangt af van waar je facturen vandaan komen. Factureer je producten of vaste bedragen en heb je verder niets nodig, dan ben je met een los programma als onFact, WeFact of Rompslomp sneller en goedkoper uit. Komen je facturen voort uit uren die je op projecten hebt geschreven, dan wil je dat de facturatie in hetzelfde systeem zit als die uren, anders typ je elke maand hetzelfde over. FlowQi is voor dat tweede gebouwd.

Er zijn goede gratis factuurprogramma’s, en als factureren het enige is wat je nodig hebt, zijn die prima. Wees eerlijk naar jezelf: gratis stopt meestal bij een aantal facturen per maand of bij één gebruiker. Bij FlowQi zit facturatie niet in het gratis plan. Dat plan heeft CRM, projecten en taken voor onbeperkt gebruikers. Facturatie is een module van 25 euro per gebruiker per maand die je ook aan het gratis plan toevoegt, en je rekent hem alleen af voor de mensen die daadwerkelijk factureren.

Kijk minder naar de app en meer naar waar je factuurregels vandaan komen. Een losse factuur-app laat je de regels intypen; dat is prima voor een handvol facturen per maand. Zodra je factureert op basis van gewerkte uren, is overtypen de foutgevoelige stap. In FlowQi staan de uren, het project en de klant al in hetzelfde systeem, dus de factuurregels staan er al voordat je begint.

Verstuur je een handvol facturen per maand voor vaste bedragen, dan is een eenvoudig factuurprogramma genoeg. Factureer je op uren, dan wil je dat de uren en de factuur in hetzelfde systeem zitten. Bij FlowQi is dat voor een zzp’er 25 euro per maand: de module Facturatie voor jezelf, met CRM, projecten en taken gratis eromheen. Hoe dat werkt staat op de pagina CRM voor zzp’ers.

Facturatiesoftware maakt de factuur: regels, btw, betaaltermijn, pdf en de status van concept tot betaald. Boekhoudsoftware verwerkt wat daarna gebeurt: de bankmutaties, de btw-aangifte en de jaarrekening. FlowQi doet het eerste, gekoppeld aan je klanten, projecten en uren. Je boekhouding blijft in het pakket dat je boekhouder al gebruikt.

Alle drie, en ze mogen naast elkaar bestaan. Elke klant kan een ander model hebben. Je registreert uren altijd op dezelfde manier en de factuur wordt berekend volgens het model dat bij die klant hoort. Wat je per project vastlegt om dat te kunnen, staat in projectadministratie.