Projectadministratie: wat het is, wat erin hoort en hoe je het opzet

Wat is projectadministratie?

Projectadministratie is het bijhouden van alles wat een project financieel raakt: de begroting, de uren die eraan besteed worden, de kosten, het meerwerk en wat je uiteindelijk factureert. Het doel is simpel. Je wilt per project weten of je eraan verdient, en je wilt dat weten terwijl het project nog loopt, niet drie weken na de oplevering.

Het woord wordt in twee betekenissen gebruikt. In de bouw en de installatiebranche is het vaak een module in een groot ERP-pakket, naast voorraad en inkoop. Bij bureaus, adviesbureaus en andere dienstverleners gaat het bijna helemaal over uren: hoeveel waren er begroot, hoeveel zijn er geschreven en hoeveel daarvan kun je factureren. Dit artikel gaat over die tweede groep.

Wat hoort er in een projectadministratie?

Zes dingen, per project:

• De begroting. Wat je hebt afgesproken met de klant, uitgesplitst naar onderdelen. Zonder uitsplitsing kun je later niet zien wáár het misging.
• Het urenbudget. De begroting vertaald naar uren per onderdeel of per rol.
• De geschreven uren. Wie heeft hoeveel tijd aan welk onderdeel besteed, en is dat declarabel of niet. Zie ook declarabele uren.
• De kosten van derden. Freelancers, licenties, drukwerk, reiskosten.
• Het meerwerk. Alles wat buiten de oorspronkelijke scope valt, met de afspraak die erover gemaakt is.
• De facturen. Wat er al gefactureerd is, wat er klaarstaat en wat er nog moet komen.

Leg je die zes naast elkaar, dan heb je de marge per project. Dat getal is waar het om draait.

Projectadministratie, projectmanagement en boekhouding: wie doet wat

De drie worden vaak door elkaar gehaald. Ze beantwoorden elk een andere vraag.

De eerste twee gebruiken dezelfde gegevens. De uren die je bijhoudt om te zien of de planning klopt, zijn dezelfde uren die je factureert. Houd je ze op twee plekken bij, dan tik je over, en wat je overtikt loopt achter.

De vier fasen van een project, en wat je per fase vastlegt

Elk project doorloopt dezelfde vier fasen. De projectadministratie loopt mee, en per fase is er één ding dat je niet mag overslaan.

De meeste administraties zijn netjes in fase 1 en 4 en leeg in fase 3. Dat is precies de fase waarin je nog iets kunt doen.

Een projectadministratie opzetten in vijf stappen

1. Splits elke offerte in onderdelen. Niet “website, €12.000”, maar ontwerp, bouw, content en projectleiding apart. Dat is de structuur waar al het andere aan hangt.
2. Geef elk onderdeel een urenbudget. Reken het bedrag om naar uren tegen je interne tarief. Dat budget is je meetlat.
3. Laat uren op het onderdeel schrijven, niet op het project. Alleen dan zie je tijdens het project welk onderdeel uitloopt.
4. Leg meerwerk vast op het moment dat het ontstaat. Een extra ronde die je niet vastlegt, is een extra ronde die je niet factureert.
5. Kijk elke week, niet elke maand. Een afwijking van tien procent in week twee kun je nog bespreken met de klant. In week acht is het een verlies.

Nacalculatie of vaste prijs

Bij nacalculatie factureer je de geschreven declarabele uren, en is de projectadministratie meteen je factuurbasis. Bij een vaste prijs factureer je de afgesproken som, en is het urenbudget je bewaking: je ziet of je binnen de prijs blijft. In beide gevallen heb je dezelfde gegevens nodig. Hoe je per onderdeel terugrekent wat een project heeft opgeleverd, staat in het artikel over nacalculatie.

Een rekenvoorbeeld

Een bureau verkoopt een project voor €12.000. Intern is dat begroot op 120 uur tegen €100.

Achttien uur extra tegen €100 is €1.800, vijftien procent van de projectprijs. Twaalf van die achttien uur zitten in het ontwerp, en acht daarvan waren een extra ontwerpronde op verzoek van de klant. Was die ronde als meerwerk vastgelegd, dan was er €800 gefactureerd in plaats van weggegeven. Dat is het verschil tussen een administratie die je achteraf invult en een die meeloopt met het werk.

Projectadministratie in Excel: een sjabloon

Voor een handvol projecten volstaat een spreadsheet, als hij tenminste de juiste kolommen heeft. Eén tabblad per project, één regel per onderdeel:

Zet een voorwaardelijke opmaak op de kolom Verschil en je hebt een werkende projectadministratie. Hij houdt op te werken bij drie of vier projecten tegelijk, of zodra de uren uit een andere bron komen dan de facturen. Dan tikt iemand over, en wat je overtikt loopt achter.

Waar het misgaat

• Uren worden te laat geschreven. Wie op vrijdagmiddag de week reconstrueert, schrijft wat er begroot was, niet wat er gebeurd is.
• Meerwerk blijft in de mail staan. De afspraak is gemaakt, maar niemand heeft hem aan het project gehangen.
• De spreadsheet staat los van de planning. De projectleider werkt in de ene tool, de administratie in de andere, en de cijfers lopen twee weken achter.

Spreadsheet of software?

Met drie of vier projecten tegelijk werkt een spreadsheet prima. Daarboven gaat het mis op de koppeling: uren komen uit de ene bron, facturen uit de andere, en iemand moet ze elke maand aan elkaar knopen.

Software voor projectadministratie bestaat grofweg in twee soorten. ERP-pakketten met ingebouwde boekhouding, zoals AFAS en Exact, passen bij bedrijven die ook voorraad en inkoop beheren. Bureausoftware verbindt projecten, uren en facturatie zonder eigen grootboek, en laat de boekhouding bij je boekhoudpakket en je accountant.

FlowQi hoort bij die tweede soort. Klant, project, taken, urenbudget, geschreven uren en de factuur hangen aan elkaar, zodat de administratie uit het werk ontstaat en niet achteraf wordt ingevuld. Hoe dat eruitziet, staat op de pagina over projectadministratie software. Wil je eerst weten hoe vol je team zit voordat je een project aanneemt, lees dan over bezettingsgraad.